<< Çalakalem <<
Yazı ve artalan renk seçimi :
Seçenek-I- |
Seçenek-II- |
Seçenek-III- |
Seçenek-IV- |
Seçenek-V- |
Seçenek-VI- |
İlk Durum
Esnek Mesai Uygulaması
Bir çok işyerinde, verimi artırmak için mesai saatleri esnetiliyor. Bunların arasında bu sistemin uygulanmasının çok daha zor olduğu dev firmalar da var. Bazı işletmelerde ise son derece katı bir sistem uygulanmakta. Konuyu parçalara ayırarak yöntemlerin artılarını ve eksilerini araştırmaya çalışacağım.
Esnek mesai uygulandığında mesai saatleri tüm çalışanlar için mi esnek olmalı?
Bu mümkün değil şüphesiz. Belli işlerde mesai saatleri katı olmak zorundadır. Müşteri ile beraber yapılan işlerde mesai saatleri dışında çalışmanın bir faydası olmadığı gibi mesai saatleri içinde de görev yerinin boş kalması razı olunabilecek bir durum değildir. Örneğin banka açıldığı anda gişelerdeki görevliler hazır olmalıdırlar. Market, mağaza, eczane gibi yerler tam saatinde açılmak zorundadır. Hasta kabulde çalışan bir kişi mesai başlamadan hastanede hazır bulunmalıdır.
Bununla birlikte bir çok iş kendi başına yapılmaktadır ya da başkalarıyla da yapılsa randevu sistemi ile çalışılıyorsa görüşme saatleri önceden ayarlanabilmektedir. Müşterinin geldiği işlerde değil ama müşteriye ziyarete gidilen işlerde de randevusuz bile çalışılsa belli bir esneklik bulunabilir. Mesai saatlerindeki kaymanın işi aksatmaması sağlanabilir.
Çalışanların yaptıkları işin türü de önemlidir. Yaratıcılık gerektiren veya yüksek konsantrasyon gerektiren işlerde çalışma anındaki ruh hali çok önemlidir. Kişinin aklını tamamen işine verebilmesi gerekir. Operasyonel iş yapanlar için de dikkat önemli olmakla birlikte yüksek konsantrasyon gerekmez. Satış yapan birisinin keyfinin yerinde olması çok önemlidir. İyi zamanında kolaylıkla gerçekleştirebileceği bir satışı kötü gününde kaçırabilir, hatta arkasında kötü bir referans bırakabilir. Destek personeli için de güler yüzlü olmak önemlidir fakat sıkıntılı bir günde de problemsiz çalışması mümkün olabilir.
Dolayısıyla esnek mesai uygulansa bile bu tüm personel için geçerli olamayacaktır. Artılar ve eksiler her görev türü için ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Mesaiyi esnetmek ne fayda sağlar?
Kişinin kendisini iyi hissettiği ve çalışmak istediği saatlerde çalışmasının, verimini olumlu etkileyeceğine şüphe yoktur. Kafasında problemi olan kişi, önce bu problemini çözüp sonra çalışırsa iş yerine çok daha fazla fayda sağlayacaktır. Konsantrasyon gerektiren işlerde, çalışanların kafasında konsantre olmasını engelleyen bir sorun varsa, iş yerinde olsa da bir iş yapamayacaktır. Hatta daha da kötüsü, belki öyle hatalar yapacaktır ki bunların sonradan bulunup düzeltilmesi, kaybedilmediği düşünülen zamandan çok daha fazla olacaktır. Yaratıcılık gerektiren işte çalışan kişi, işinin başında olsa da hiçbir şey yaratamayacaktır. Çalışma saatini kaydırdığında, mesai öncesinde oluşturacağı boşlukta, kafasındaki sorunu çözme ya da uzaklaştırma fırsatı bulabilecek, dolayısıyla işinin başında geçirdiği süre boyunca aklı da işinde olabilecektir. Çok yorulduğunda verebileceği ara, yapılan işin kalitesini artıracaktır. Mesai saatleri içinde bir yakınıyla ilgilenmesi gerektiğinde, hem bunu yapabilecek hem de toplam çalışma süresini aynı tutabilecektir. Bu esneklik, kullanılmadığı zamanlarda bile, gerektiğinde kullanılabilecek olması nedeniyle huzur verecektir.
Bu uygulamanın neden yapıldığı, çalışanlara detaylı bir şekilde anlatılmalıdır. Amaç birilerinin eksik çalışmasına göz yummak değil, herkesin en verimli olduğu ve çalışmak istediği saatlerde çalışmasını sağlamaktır. Önemli olan performanstır. İstediği şekilde çalışan kişi başarılı olamıyorsa öne sürebileceği bir bahanesi yoktur.
İstanbul'a iş için gitmiştim. İşim saat dörtte bitti. Dönüş saatime kadar üç saat boşluğum olmuştu. Uzun süredir görüşemediğim arkadaşımı aradım uygunsa görüşebiliriz diye. Aslında acil yapması gereken bir işi yoktu ama iş yerinden değil iki saat on dakika bile erken çıkma şansının olmadığını söyledi. Başka bir arkadaşımı aradığımda ise bu teklifime çok sevindi. "Kafam yorgunluktan durmuştu zaten, kalan işimi sonra hallederim." dedi ve hemen dışarı çıktı. Diğer arkadaşımın aklı bende kaldı ve kaçırdığı bu görüşmenin suçunu doğal olarak iş yerine yükledi. Sonrasında her kaçan keyif, iş yerine daha olumsuz bakmasına sebep oldu ve kısa bir süre sonra iş aramaya başladı. Diğer arkadaşımın çalıştığı yere benzer bir yer bulabilmeyi hayal ediyordu. Bir sonraki gidişimde işim saat yedide bitti ve gene üç saat zamanım vardı. Bu sefer de önce görüştüğüm arkadaşım uygun olmadı çünkü ertesi güne yetiştirmesi gereken bir işi vardı. Mesaisi bitmiş olmasına rağmen işten çıkmayı aklından bile geçirmedi. Sevdiği işi yapması ve yaptığı işe saygı duyması nedeniyle içimden takdir ettim. Bu durum hem arkadaşımdan, hem de çalıştığı iş yerinden kaynaklıydı.
Esnek mesai uygulamasında kimin ne kadar çalıştığı nasıl izlenebilir?
Bunun bir çok yöntemi olabilir, işe geliş gidiş saatlerinin bir deftere yazılması gibi yöntemler veya kart okuyucu, parmak izi okuyucu gibi cihazlar kullanılabilir. Bu sayede haftalık olarak kimin ne kadar çalıştığı izlenebilir. Bununla birlikte çok detaylı bir izlemenin gerekli olup olmadığı da şüphelidir.
İzlemek gereksiz olabilir derken ya eksik çalışırlarsa?
Kişilerin performanslarının izlenmesinde kaç saat çalıştığı bir kriter olabilir ama kesinlikle en önemli kriter değildir. Hatta önemi ilk üçe bile giremez. Ortaya çıkartılan iş asıl önemli olandır. İki personel aynı süre çalışıyor, birisi fazla iş üretiyorsa, fazla iş üretenin performansı iyidir şüphesiz. İki personel aynı miktarda iş üretiyor ama birisi diğerinin yarısı kadar süreyle çalışıyorsa performansları eşit demektir. İkisi de şirkete aynı faydayı sağlamaktadır çünkü.
Kaldı ki verilen örnek çok abartılı bir örnek. Başarılı kimse, sürekli olarak normalin altında çalışmaz. Üstün performansı fark edildiği ve ödüllendirildiği sürece daha çok ve daha motive çalışır. Ancak çok özel zamanlarda eksik çalışılır ve bu durum özel bir şekilde izlemeden de rahatlıkla fark edilebilir. Sorumluluk sahibi çalışanlar bu durumdan dolayı uyarılmasalar bile rahatladıkları zaman kendiliklerinden eksik çalışmayı telafi ederler. Esnekliği, kötü niyetli, performansı düşürecek şekilde kullananlar çıkarsa ki bunlar çok başarılı kişiler olamazlar zaten, fark edilirler ve şartlar uygun olduğu anda sistemin dışında kalırlar.
Kişilerin ne kadar iş ürettiklerini ölçmek yerine mesaileri izlemek daha kolay olmaz mı?
Şüphesiz daha kolay olur. Ama daha faydalı olur mu? Mesai saatlerini izlemekten daha kolay bir iş yoktur sanırım. Hatta mesai saatlerini kontrol etmekle kalmayıp mesai süresinde ne yapıldığını kameralarla sürekli izlemek, yazılım yükleyerek bilgisayarda yapılan işleri izlemek de mümkündür. Hangi telefon numarası ile kim kaç dakika konuşmuş, bu da izlenebilir. Bunlar günümüz teknolojisi ile yatırıma bile gerek kalmadan kolaylıkla yapılabilir.
Bunlara gerçekten ihtiyaç duyan iş yerinin gelişmesi zordur. İş yapmamak için fırsat kollayan personeli olanlar, onlara ne kadar güvenebilirler? İlk fırsatta kazık atar böyle kişiler. En yoğun zamanda iş değiştirirler, hastalanıp rapor alırlar, hiçbir şey yapmasa, iş yapıyormuş gibi görünür ama başka şeyler düşünürler.
Yönetimin güvenmediği kişiler de yönetime güvenmez. Karşılıklı güvensizlik ortamı oluşur. İki tarafın çıkarları düşünülmez, herkes sadece kendi çıkarına odaklanır. Yönetim çalışanın sorunuyla, derdiyle ilgilenmez, onu potansiyel suçlu olarak görür, çalışan da işini umursamaz, sadece ay başında alacağı maaşla ilgilenir. Bazıları kendi çıkarı için iş yerine zarar verecek davranışlarda bulunabilirler. Özellikle zarar vermek istemeseler bile, aman zarar görmesin diye çabalamazlar.
Esnek mesai uygulanırsa tüm sorunlar çözülür mü?
Mesai saatlerindeki esneklik tek başına bir uygulama değil, bir zihniyet değişiminin parçasıdır. Çalışanlara güvenilmesini gerektirir. Onların iş dışındaki sorunları ile ilgilenildiğini, onlara değer verildiğini gösterir. Bu davranışın sonucunda, dostluk ve güven ilişkisi oluşur. Çalışan iş yerini kaybetmemesi gereken bir değer olarak görür. Burası artık herhangi bir iş yeri değil yeri doldurulamayacak özel bir iş yeri olur. Bu sayede iş yerine bağlanır. Kendisini iş yerinin bir parçası, iş yerini de kendisinin bir parçası olarak görür. İş yerine verilebilecek bir zarar kendisine verilmiş olur.
Bu sistemde performansın çok iyi izlenmesi zorunlu olur. Bekçilik yapıldığı durumda herkes asgari bir performans gösterecektir ama bu sistemde bunu bile gösteremeyenler çıkabilir. Bu tip kişiler fark edildiğinde, sistemin sağlıklı yürümesi için derhal uzaklaştırılmalıdırlar. Faydalı kişiler, faydasızların elendiğini ve kendilerinin takdir edildiğini gördüklerinde daha çok motive olacaklardır. Aksi durumda değerlerinin bilinmediğini düşünecek ve motivasyonlarını kaybedeceklerdir. Diğer taraftan çok sayıda çalışanın performansı düşüyorsa, bu sistemi uygulamamak en doğrusudur çünkü kalitesiz personelle bu sistem yürümez. Kalitesiz olanlar sadece bekçilikten anlarlar ve bekçilik yapıldığında mutlu olabilirler. Aksi durumda ne yapacaklarını bilemezler.
Yeni işe giren bir arkadaşım, mesai saatleri serbest olmasına rağmen, on dakika erken çıkmak için izin istemişti. Sistem hakkında bilgi verilmiş olmasına rağmen, erken çıkması gerektiğinde suçluluk duyuyordu. Kendisinden beklenen, belli saat diliminde orada oturması diye düşündüğü sürece suçluluk duymaya devam etti. Bir süre sonra ise, iyi iş çıkarması, işi kendi işi olarak görmesi, sahiplenmesi, sorumluluğu üstüne alması, "on dakika erken çıkabilir miyim?" sorusunu kendi kendisine sorması ve dürüstçe cevap vermesinin beklendiğini kavrayabildi. Yöneticisini bir şekilde kandırabilirdi ama kendisini kandırma şansı yoktu. Bu sistemde kendisine saygısı olan bir kişi, aslında çok daha katı bir şekilde izlenmektedir.
Başka bir örnekte, arkadaşımla birlikte yapmamız gereken özel bir işimiz vardı. Arkadaşım, bir müşterinin yanına gittiğini söyleyerek iş yerinden çıktı. Gideceğini söylediği yeri de her olasılığı düşünerek, aranması durumunda idare etmeleri için haberdar etti. Denetim sorumluluğu başkasında olduğu için suçluluk da duymadı.
Esnek mesai uygulandığında yönetime çok daha fazla iş düşmektedir. Bekçilik yapabilecek yöneticiler bol miktarda bulunabilir ama çalışanların performanslarını değerlendirebilecek kapasitede, başarılı olanları takdir eden, kişilerin dertlerini fark edebilen, sorunlarıyla içten bir şekilde ilgilenen yöneticiler o kadar kolay bulunamaz. Bu tip yöneticilerle çalışan iş yerleri en düzgün personeli toplayabiliyorlar. Google bu tip şirketler için çok iyi bir örnek olarak gösterilebilir. Herkesin çalışmak için can attığı bir iş yeri olabilmekten daha büyük başarı olabilir mi?
Sonuç olarak, gelişmek isteyen işletmelerin, kendilerine ve çalışanlarına güveniyorlarsa, uygun olan bölümlerde esnek mesai uygulamaları yararlı olur diye düşünüyorum.